Sommario
- Quali documenti gestire
- Come creare il fascicolo della commessa
- Formazione e visite mediche
- Gestione dei DPI
- Scadenze e notifiche
- Controlli prima dell’assegnazione al cantiere
Introduzione
La gestione documentale di un’impresa edile coinvolge commesse, personale, mezzi, sicurezza e attrezzature.
Ogni informazione deve essere archiviata, aggiornata e resa disponibile alle persone autorizzate. Documenti scaduti o mancanti possono rallentare l’organizzazione e richiedere verifiche urgenti.
Un archivio digitale collegato alle anagrafiche permette di controllare completezza, validità e prossime scadenze.
Documenti della commessa
Ogni commessa può contenere:
- contratto;
- preventivo;
- computo metrico;
- POS;
- PSC;
- tavole;
- verbali;
- autorizzazioni;
- certificazioni;
- fotografie;
- documenti finali.
La suddivisione per categorie facilita la ricerca e mantiene ordinato il fascicolo.
Documenti di sicurezza
La sezione sicurezza può raccogliere:
- POS;
- documenti di valutazione;
- procedure;
- nomine;
- verbali;
- schede tecniche;
- autorizzazioni;
- documenti delle imprese coinvolte.
Ogni file può essere associato alla commessa e reso disponibile attraverso permessi specifici.
Formazione del personale
Per ogni lavoratore possono essere registrati corsi e attestati:
- formazione generale;
- formazione specifica;
- primo soccorso;
- antincendio;
- preposto;
- ponteggi;
- piattaforme;
- macchine e attrezzature;
- aggiornamenti.
Ogni attestato può contenere data di rilascio, scadenza e documento allegato.
Visite mediche
Nel fascicolo del personale possono essere gestite:
- data della visita;
- validità;
- data della prossima visita;
- stato dell’idoneità;
- eventuali limitazioni gestibili;
- documento associato.
L’accesso alle informazioni deve rispettare i permessi previsti per i diversi ruoli.
DPI
La gestione dei dispositivi di protezione può includere:
- tipologia;
- data di consegna;
- quantità;
- lavoratore assegnatario;
- scadenza;
- sostituzione;
- verbale firmato;
- stato.
Il software permette di sapere quali dispositivi sono stati consegnati e quali devono essere sostituiti.
Stati dei documenti
I documenti possono essere suddivisi in:
- validi;
- in scadenza;
- scaduti;
- mancanti.
La distinzione rende immediata la lettura della situazione aziendale.
Notifiche
Le notifiche possono avvisare con anticipo rispetto alla scadenza.
L’avviso deve indicare:
- documento;
- persona, mezzo o commessa collegata;
- data;
- giorni residui;
- azione richiesta.
La soglia può variare in base alla categoria del documento.
Controllo prima dell’assegnazione
Prima di assegnare una persona a un cantiere, il software può verificare la presenza dei requisiti richiesti.
Il responsabile visualizza eventuali:
- attestati mancanti;
- corsi scaduti;
- visite da rinnovare;
- DPI non consegnati;
- documenti specifici richiesti dalla commessa.
La stessa logica può essere applicata a mezzi e attrezzature.
Accesso tramite QR code
Un QR code associato al cantiere può facilitare l’accesso ai documenti autorizzati, come POS e informazioni operative.
Il personale può consultare i file aggiornati direttamente da smartphone.
Conclusione
Organizzare documenti, sicurezza e scadenze in un unico ambiente permette di controllare le informazioni con maggiore continuità.
Con commessa.ai, ogni documento viene collegato alla relativa commessa, persona, mezzo o attrezzatura e inserito in un sistema di scadenze e notifiche.
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