Sommario

  • Perché collegare le fatture alle commesse
  • Come gestire fatture di acquisto e vendita
  • Importazione delle fatture XML
  • Collegamento per documento o singola riga
  • Suddivisione dei costi tra più commesse
  • Scadenze e controllo economico

Introduzione

Le fatture rappresentano una fonte fondamentale per ricostruire costi e ricavi di una commessa.

Per ottenere dati economici affidabili, ogni documento deve essere associato al cliente, al fornitore e al lavoro di riferimento. In alcuni casi una fattura riguarda un’unica commessa, mentre in altri contiene materiali o servizi destinati a più cantieri.

Una gestione strutturata consente di attribuire gli importi con precisione e di aggiornare il controllo economico.

Fatture di acquisto

Le fatture di acquisto possono riguardare:

  • materiali;
  • forniture;
  • subappalti;
  • noleggi;
  • trasporti;
  • attrezzature;
  • manutenzioni;
  • servizi professionali.

Il documento può essere collegato alla commessa al momento della registrazione o successivamente.

Fatture di vendita

Le fatture di vendita possono comprendere:

  • acconti;
  • anticipi;
  • SAL;
  • lavorazioni completate;
  • varianti;
  • saldo;
  • interventi di post vendita.

L’associazione permette di confrontare il valore fatturato con il contratto e con i costi sostenuti.

Importazione XML

Le fatture elettroniche in formato XML contengono dati già strutturati.

Il software può acquisire:

  • cliente o fornitore;
  • numero;
  • data;
  • imponibile;
  • IVA;
  • totale;
  • righe;
  • descrizioni;
  • scadenze.

L’importazione riduce l’inserimento manuale e rende più rapido il controllo.

Ricerca di clienti e fornitori

Durante la registrazione, il campo anagrafico deve consentire la ricerca tramite digitazione.

Iniziando a scrivere il nome, il sistema propone clienti o fornitori già presenti.

Quando viene selezionata una commessa, il software può suggerire automaticamente il cliente associato.

Collegamento dell’intera fattura

Quando tutto il documento riguarda lo stesso lavoro, la fattura può essere associata direttamente alla commessa.

L’intero importo entra nel relativo quadro economico.

Collegamento delle singole righe

Una fattura può contenere voci riferite a commesse differenti.

In questo caso ogni riga può essere associata separatamente.

Ad esempio:

  • materiali elettrici alla commessa A;
  • utensili alla commessa B;
  • materiale di consumo ai costi generali.

La gestione per riga evita di attribuire l’intero documento a un solo lavoro.

Suddivisione di una riga

Anche una singola voce può essere distribuita tra più commesse.

Una fornitura da 3.000 euro può essere ripartita secondo importi o percentuali.

Il software controlla che la somma delle quote corrisponda al valore della riga.

Scadenze di incasso e pagamento

Ogni fattura può generare una o più scadenze.

L’azienda può controllare:

  • pagamenti da effettuare;
  • incassi attesi;
  • documenti scaduti;
  • importi saldati;
  • residui;
  • date previste.

Queste informazioni alimentano anche il quadro finanziario.

Fatture e controllo della commessa

Le fatture associate aggiornano:

  • costi di acquisto;
  • ricavi;
  • fornitori coinvolti;
  • importi fatturati;
  • importi ancora da fatturare;
  • margine.

L’utente può passare dal documento alla commessa e dalla commessa alle relative fatture.

Conclusione

Collegare fatture e commesse permette di ricostruire con precisione l’origine di costi e ricavi.

Con commessa.ai è possibile importare documenti XML, ricercare le anagrafiche, assegnare singole righe e suddividere gli importi tra più lavori.

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